ACTM-OP-016 公司内部稽查管理规范 V1.0

ACT 公司内部稽查管理规范 文件编号:ACTM-OP-016 版本号:1.0 第 1 页,共 4 页 版本修订历史 版本号 1.0 修订内容 第一次下发 修订者 曾志俊 修订时间 2011-11-04 拟 姓 职 签 日 名 务 名 期 制 审 核(ISO) 曾志俊 批 准 曾志俊 管理者代表 余道义 总经理 管理者代表 安科讯机密文件,未经许可,不得转载及复印等扩散

ACT 1. 目的: 公司内部稽查管理规范 文件编号:ACTM-OP-016 版本号:1.0 第 2 页,共 4 页 通过实施内部稽查,切实、有效地开展公司内部监督活动,以提高公司的内部控制意识、促进公 司经营管理水平提升。

2.适用范围: 基于公司目前管理现状,目前仅对内部物料、辅料、信息安全、资产安全方面进行稽查; 3.职责: 角色名称 职责 1. 具体负责内控执行情况的监督检查和评价, 确保内部控制的贯彻实施; 2. 写出稽查记录,对涉及的部门、岗位在内控 上存在的缺陷提出改善要求及建议。

特殊技能要求 1.内控稽查小组成员原则上来自各 部门负责人、左右手; 2.内控稽查小组成员接受过内部审 核员培训; 3.熟悉公司内部物料、辅料、信息 安全、资产安全方面的规定要求。

内部稽查 小组 4.定义: 4.1 内部控制(简称 内控):作为公司的一项管理活动,是公司管理者为了实现一定的目标,在 公司内部建立的一系列规章、制度、控制方法及控制程序的总和。

通常分为控制环境、风险评 估、控制活动、信息与沟通和监督稽查五大部分。

4.1.1 本规范定义的内部稽查:仅对公司内部物料、辅料、信息安全、资产安全方面执行情况进行 稽查。

5.程序内容 5.1 内部稽查小组组成 5.1.1 公司成立内部稽查小组,小组由公司高层管理人员领导,小组成员包括品质部、计划物流 部、项目工程部、设备部、人力资源部、生产部、财务部等部门人员,具体负责内控执行 情况的监督稽查,确保内控要求的贯彻实施。

5.1.2 小组成员原则上需符合以下要求: 5.1.2.1 为部门负责人或部门左右手,或者指定的主任级以上人员; 5.1.2.2 接受过ISO9001内部审核员培训; 5.1.2.3 熟悉公司内部物料、辅料、信息安全、财产安全方面的规定要求。

5.2 稽查频率 5.2.1 内控稽查小组每月至少一次进行内控稽查活动; 5.3 稽查项目及实施过程 5.3.1 物料、辅料稽查 5.3.1.1 仓库内部物料、辅料稽查 5.3.1.1.1 每次稽查 2 个项目的产品,抽查物料类型如下:①IC 类 1 项 ②PCB 1 项 ③电感 1 项 ④三极管 1 项; 5.3.1.1.2 每个抽查产品,每次抽查不少于 2 个类型的物料; 安科讯机密文件,未经许可,不得转载及复印等扩散

ACT 公司内部稽查管理规范 文件编号:ACTM-OP-016 版本号:1.0 第 3 页,共 4 页 5.3.1.1.3 稽查产品及物料单据管理的及时性及准确性:通过抽查产品反查,能找到对应的 《受托加工领料单》、《生产投料单》、《生产任务单》、《销售订单》、《受托 加工材料入库单》、《客户来料单》或《来料送货单》; 5.3.1.1.4 依据公司《ACTM-SP-008 盘点管理规范》要求,同时需核对所抽查物料、辅料的实 物、料卡、K3 电子账三者相符性; 5.3.1.1.5 每次稽查 1 种辅料进行稽查,确认是否经过公司物料导入承认,可追溯到《样品认 证报告》及相关附件,包括:MSDS、环保检测报告(SGS)、新物品或辅料试生产评 审记录表、ESD 确认 等; 5.3.1.1.6 确认仓库现场储存物料、辅料的环境温湿度、ESD 是否符合要求,管理人员是否有上 岗证;化学危险品是否有 MSDS,是否超出储存数量要求、管理人员是否熟知 MSDS 急 救内容等,具体管控内容详见《ACTM-OP-018 化学危险品管理规范》。

5.3.1.2 生产现场物料、辅料稽查 5.3.1.2.1 WIP 及生产现场物料管控,严格依照公司《WI-PD-002 WIP 库物料控制规范》、 《WI-PD-031 SMT 材料上机规范》《WI-PD-009 SMT 散料处理规范》、《WI-PD-023 SMT 产线废料带、料盘处理规范》要求执行; 5.3.1.2.2 抽查生产现场 SMT 设备废弃废料箱内是否有可回收再利用的散料,在废弃至车间垃 圾车内前,是否仔细确认无误,并由组长以上人员确认; 备注:“垃圾封存箱,清理需检查”(088 内控要求所标识内容) 5.3.1.2.3 每天废品回收公司前来各车间回收各垃圾车内废品时,公司人员是否在场陪同; 5.3.1.2.4 客户要求需回收的料盘、TRAY 盘,生产部门是否统一放置,并交回计划物流部统一 保管,后交回客户; 5.3.1.2.5 确认生产现场所使用辅料是否有物料标识、 MSDS 标识(如属化学危险品时)、RoHS 标识(如属 RoHS 物料时); 5.3.1.2.6 如属溶液类化学危险品辅料,还需确认是否有 MSDS 标识、所盛放容器是否符合 ESD 要求、是否超出储存数量要求、使用人员是否熟知 MSDS 急救内容等; 5.3.3 信息安全稽查 5.3.3.1 具体见《ACTM-ISMS-SP-05 信息安全内审管理程序》日常稽查内容; 5.3.4 资产安全稽查 5.3.4.1 依照公司《ACTM-OP-007 资产管理规范》要求执行,是否有《公司资产管理清单》并定 期更新; 5.3.4.2 公司资产是否依规定进行验收、入库、有《资产标签》标识等管理; 5.3.4.3 公司资产是否每半年进行定期盘点,并公布盘点结果;对于遗失物品的,是否相应进行 处理; 5.3.4.4 对于客户资产,严格依照《ACTM-SP-712 客户财产管理程序》要求进行接收、验收、登 记、标识、入库、领用、日常使用、回库验收、回库管理等工作; 安科讯机密文件,未经许可,不得转载及复印等扩散

ACT 致; 公司内部稽查管理规范 文件编号:ACTM-OP-016 版本号:1.0 第 4 页,共 4 页 5.3.4.5 确认是否有建立《客户财产一览表》,通过抽查表内至少 2 种物品实际核对是否一 5.3.4.6 确认客户资产是否有《客户资产标签》,并且与公司资产有明显区分; 5.3.4.7 确认是否定期对客户资产进行盘点,至少抽查一个客户并实际确认《XX 项目客供财产盘 点记录表》; 5.3.5 内部稽查人员需将审核过程中发出的发现,记录于《例行内部稽查记录表》中,并将审核 发现的不符合问题点与被审部门进行沟通,同时相应改善建议; 5.4 纠正预防措施的制定、 5.4.1 由内部稽查人员在审核结束后 1 天内,将电子档《例行内部稽查记录表》发给各责任部门 填写根因分析及改善对策; 5.4.2 责任部门负责人对收到的《例行内部稽查记录表》必须在 3 个工作日内做出书面回复,详 细说明不符合产生的根本原因及制定纠正预防措施和完成期限、责任人,并彻底落实; 5.4.3 经 ISO 办审核无误后的《例行内部稽查记录表》改善措施,由内部稽查人员对责任部门制 定纠正预防措施预定完成日期已到前,验证其纠正与预防措施的完成情况; 5.4.4 内部稽查人员对责任部门制定改善措施的落实完成情况进行及通报,对于责任部门无 正当理由未能及时回复措施、或未能在规定完成日期内落实关闭的,应向 ISO 办及主管副 总报告,并对责任部门负责人予以警告以上处理。

5.4.5 每次内部稽查时,ISO 办应提前汇总前次稽查问题点整改措施及落实情况,在稽查时需明 确由内部稽查人员重点检查确认上次稽查提出改善措施及落实状况是否有效;如无效,则 重新发出要求责任部门必须依 5.4.1~5.4.4 要求执行,相应进行整改并准备好符合性证 据。

6.相关文件 6.1《盘点管理规范》 6.2《WIP 库物料控制规范》 6.3《SMT 散料处理规范》 6.4《SMT 产线废料带、料盘处理规范》 6.5《信息安全内审管理程序》 6.6《资产管理规范》 6.7《客户财产管理程序》 ACTM-SP-008 WI-PD-002 WI-PD-009 WI-PD-023 ACTM-ISMS-SP-05 ACTM-OP-007 ACTM-SP-712 FM-QS-009 7.相关记录 7.1《例行内部稽查记录表》 安科讯机密文件,未经许可,不得转载及复印等扩散

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