家政后勤公司行政管理制度

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行政管理制度 (一)总 则 第一条 为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提 高办事效率,特制定本规定。

第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房 管理、报刊及邮发管理等。

(二)档案管理 第三条 归档范围: 公司的规划、 年度计划、 统计资料、 财务审计、 劳动工资、 经营情况、 人事档案、 会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参 考价值的文件材料。

第四条 档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案 必须保证安全。

第五条 档案的借阅与索取: 1.总经理、 业务经理、 行政部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅 手续,可直接提档; 2.公司其他人员需借阅档案时,要经总经理批准,并办理借阅手续; 3.借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、 抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理 批准方可摘录和复制,一般内部档案由行政部经理批准方可摘录和复制。

第六条 档案的销毁: 1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料; 2.若按规定需要销毁时, 凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁, 一般内部档 案,须经行政经理批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。

档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销 毁。

(四)公文打印或复印管理 第七条 第八条 公司公文的打印或复印工作由行政部负责。

各部门打印或复印的公文或其他资料须事先向行政部申请, 经行政经理批准, 方 可打印或复印,费用按标准由各部门承担。

第九条 公司各部门打印的重要文件或需存档的其它文件, 须另交一份由行政部留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理 第十条 办公用品的购发:

1.每月月底前,各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政部; 由行政部报总经理审批。

2.行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算;经总经理审批后负责将办公 用品购回,根据实际工作需要有计划的分发给各个部门。

由部门负责人签字领 用; 3.除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的须经总经理批准方可领用; 4.公司新聘工作人员的办公用品,行政部根据部门负责人的和用品清 单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作; 5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存 合理、开支适当、保管妥善; 6.负责购发办公用品的人员要建立台帐,办好入库、出库手续。

出库一定要由 领取人员签字; 7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照 规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。

第十一条 劳保用品的购发: 劳保用品的配给, 由行政部根据各部门的实际工作需要统一购 买、统一发放。

(六)库房管理 第十二条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十三条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单, 收票时要当面点清数目, 检查包 装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数 量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十四条 物资入库后,应当日填写入库单。

第十五条 严格执行出入库手续, 物资出库必须填写出库单, 经总经理或业务经理批准后方 可出库。

第十六条 库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理或业务经理批准,办理外借手续。

第十七条 严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂 改。

第十八条 库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、 防盗、防潮。

(七)报刊及邮发管理 第十九条 报刊管理人员每年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算, 负责办理有关订阅 手续。

第二十条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记,并分别送到有关部 门。

有关部门处理后,一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

第二十一条 任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经行政部经理批准。

(八)信息管理 第二十二条 对于公司内、外部信息(如各类求职信息、论坛信息、公司网站的信息、广告 信息或其它有关公司或行业的特殊信息)由公司行政部进行管理。

(九)邮件管理 第二十三条 公司行政部负责为各部室邮发信件、邮件。

1、 私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室或自己送往邮局。

2、 所有公发信件、邮件一律不封口,由专人登记,统一封口,负责寄发; 3、 控制各类挂号信、 凡因公需挂号者, 须经总经理批准, 行政部登记后方可邮发。

(十)采购管理 第二十四条 任何部门,因工作开展之需,确需增加或更换办公用品或其它物品的,一律先 填写《物品申领单》 (一式两联,一联部门留存,另一联交行政部,下同) ,并明 确注明物品名称、规格、数量、用途,经部门经理批准后交行政部,一个月申请 两次,分别为每月的 15 日及 30 日。

如申请的物品为非一般性物品(即非仓库常 备物品) ,则需提前一周(最少 3 天)申请,以便行政部安排采购。

第三十五条 行政部在收到各部门交来的《物品申领单》后,经审核(即审核是否确有所需 后) ,将所有部门申领的物品进行汇总统计后,填写《物品申购单》 ,交财务部核 定最高采购价,再经由公司领导审批后,安排采购。

并于 3 天内按部门申请的数 量核发相关物品。

第二十六条 对于临时性需要的物品,则先由部门填写《物品申领单》 ,明确注明物品名称、 规格、数量、用途,经部门经理批准后,交行政部。

行政部初审后填写《物品申 购单》 , 交财务部核定最高采购价, 再经由公司领导审批后, 行政部再安排采购。

第二十七条 所有物品的采购一律由行政部统一负责,其它任何部门或个人不得自行采购, 否则采购费用不予报销超过核定价; 行政部采购的价格价不得超过核定价, 否则 超过部份不予报销。

财务部在受理采购费用报销工作时, 除审核报销人的采 购或收据等购物凭证外, 还需审核是否持有经行政部负责人及公司领导审批 并签字的《物品申购单》 。

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