行政部岗位责任制

行政部岗位责任制、工作标准、流程、管理办法  行政部岗位责任制: 一.行政前台的岗位职责: 1、配合行政主管的领导,按规定的程序与标准处理日常工作。

2、负责来访客人、客户的登记、茶水接待、引见,对无关人员应给予阻挡并通报部门主管。

3、熟练掌握公司的主营业务及其相关产品知识,能够回答客人提出的一般性问题,常 规的非保密信息。

4、负责电话、邮件、信函、快递的收转发,相关单据的保存工作。

5、公司相关工作信息的记录、整理、归档。

6、负责公司文件、通知的分发、张贴,公司相关制度的执行和监督。

7、配合公司各部门完成部分文件的编辑、打印、复印、扫描等文字类工作。

8、负责管理公司办公用品的采购、入库、入库登记、领用登记等及办公设备的清洁保养。

9、维护前台区域内的清洁,进行该区域内的日常维护和保养。

10、执行公司考勤制度,负责员工的考勤记录汇总,外出登记、假条收集等,督促员工执行 公司的相关要求。

11、根据现有的编制及业务发展需求,协调、统计各部门的招聘需求,及时查看招聘网站的 新简历更新,电话预约面试者。

12、负责办理员工入职手续,负责人事档案的采集、试用期合同的签订。

13、接听客户咨询电话,做电话记录供市场部做后续的跟进。

14、负责各类办公用品保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手 续,保证帐实相符。

15、新入职员工门禁指纹序号记录,新入职员工资料录入电脑。

16、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。

二.行政主管岗位职责: 1、协助行政部总监完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。

2、协助审核、修订公司各项管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理。

3、各项规章制度监督与执行。

4、参与公司绩效管理、考勤等奖惩办法的执行。

5、协助行政部总监进行内务、安全管理,为其他部门及时有效的行政服务。

6、会务安排:做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。

7、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。

8、负责公司招聘、面试事务。

9、协助行政部总监做好公司各部门之间的协调工作。

10、负责传达公司的有关会议通知和决定。

11、负责人事档案管理。

12、做好固定资产的登记, 办公用品的购置,物业费、 车位费缴交,办公设备维修等项工作。

13、负责安排、检查、落实重大事项和大型活动。

14、来访客户食宿安排。

15、出差人员车票、机票预订。

三.行政总监岗位职责:.........

图1

 工作标准、流程、管理办法 一.招聘流程: 发布各岗位招聘信息→每日查看更新的简历并筛选出符合的简历 →电话预约安排面试 (上午 9:30-11:30 下午 13:30-15:30)→发送主管面试人员简历→面试者先填写应聘申请表 →部门主管面试(财务需要总经理亲自面试) (面试评价表给到部门主管对面试者各方面打 分)→面试成功人员的简历入档→电话通知应聘合格人员入职 二.入职离职手续办理流程:  入职流程:填写并提交入职相关资料→安排工位→领取办公用品/工牌→员工手册领取 并详阅→岗前培训→入职工作 1.入职材料如下: ①员工基本信息登记表 1 份。

②电子版员工花名册填写。

③试用期合同一式两份,公司存档 1 份,个人留底 1 份。

④正反面复印件 1 份。

⑤1 寸近期免冠彩照 2 张 ⑥本人复印件 1 份,填写具体支行信息,抄写 1 遍卡号,并在上面写上“本人同意将 每月工资打到此卡上”,再签名。

⑦学历学位证书复印件,以及简历中涉及的相关获奖、培训的证明资料 ⑧居住证复印件 1 份 ⑨退工单(上海)/原单位离职证明原件 1 份 ⑩员工手册(公司发) 2.向行政部申请工牌、办公用品,并签字确认。

3.由行政部统一进行岗前培训,具体内容如下: 1).公司办公制度(包括日常规范、考勤制度、会议制度、财务制度、入职部门办公规范) 2)员工手册 3)岗位职责 4.由部门主管培训,内容自定; 5.入职工作。

 离职流程:填写《离职申请单》→整理好客户资料及未了事务清单提交部门主管→填写 《离职员工办公用品交接清单》 交接办公用品到行政部→财务部公司结算→离职单据交 由总经理签字确认→离职完成 1.离职须知 ①试用期员工离职需提前 3 天告知, 正式员工辞职需提前 1 个月告知主管部门领导及行政部, 否则不予以办理。

②离职手续如下: 1)从行政部领取员工《离职申请单》,按照表格填写个人资料; 2)准备好个人客户资料及未了事宜清单,交给部门主管,并由主管签字确认; 3)填写《离职员工办公用品交接清单》,提交工牌/办公用品,由行政部签字确认;

图2

4)到财务部结算当月工资,由财务签字确认; 5)交由总经理处,签字确认。

2.离职当月工资发放,按照正常时间发放,即次月 10 号正常在职员工工资一起发放; 3.对于没有提前一月告知就擅自离岗者,公司有权追究其扰乱公司正常运转秩序的责任,扣 发、不发其离职工资,情节严重者申请司法机关介入处理。

公司辞退者除外。

三.办公用品管理:  采购流程:填写采购清单提交财务/总经理确认→填写付款单→购买→整理提交财 务  入库流程:打印办公用品采购清单→办公用品到货验收(拆包验货、清点数量,物品没 有破损或者缺失才可签字收货, 才可让派送员离开; 注意检查内、 外包装是否含有! ) →采购清单上已收到的物品须打勾标记 (备注栏备注有无, 没有的需要催促商 家补寄或给予电子)→电脑入库表录入存档。

备注: 每月清点办公用品, 数量较少以及需要购买的用品要提前记录统计好交由行政主 管进行统一采购。

办公用品领用:填写办公用品领用表    重要文件管理: 1.电脑需要设置个人密码,不得泄露与他人,午休以及离坐需要做好及时锁屏幕,除主要领 导人可告知密码,自行打印,其他人必须征求行政主管意见。

2.公司重要机密文件锁在储物柜中,需查阅必须征求行政主管意见。

四.前台电话接听要求: 1.语言需要亲切流利,以显示我们的专业,仔细聆听客户的需求。

2.明确客户是要做代理还是商家,然后给客户全方面的正确解答,有意向代理或有这方面疑 问等问题, 可以给到市场部主管陈总的电话, 或者记录下来电者电话给到相关部门进行回电, 3. 需要举行会议、培训方面的问题交给教育部王总。

图3

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